Werkorders en planning: de administratie die uw technieker wakker houdt

Een klant belt. Er is een probleem met de klimatisering. U schrijft het op, belt uw technieker, stuurt een sms, of stelt een WhatsApp-bericht op. De technieker noteert het in zijn eigen notitieboekje. Na de interventie vertelt hij mondeling wat hij gedaan heeft. U schrijft het op. Daarna moet er een verslag komen. Dat schrijft hij 's avonds.

Dezelfde informatie werd vijf keer vastgelegd, door twee mensen, op drie verschillende plaatsen. Niets is gesynchroniseerd.

Werkorders zijn de ruggengraat van uw operaties

Elke interventie, elk onderhoudsbezoek, elke installatie — het begint bij een werkorder. Als die verbinding niet klopt, loopt alles scheef.

• —Interventies die niet gefactureerd worden omdat ze niet geregistreerd waren
• —Techniekers die ter plaatse niet weten wat de klant eerder vroeg
• —Planning die niet klopt met de werkelijkheid
• —Verslagen die weken later worden geschreven
• —Geen historiek per klant of per toestel

Een geautomatiseerde werkorderstroom

Klant meldt probleem → werkorder aangemaakt met alle klantinfo → technieker ontvangt melding → hij ziet alle context → na interventie: korte samenvatting → werkorder sluit automatisch → verslag gegenereerd → factuurvoorstel klaar.

Planning zonder telefoontjes

Automatische planning gaat verder dan een agenda bijhouden. Wie is beschikbaar, wie is in de buurt, wie heeft de juiste kwalificaties? Een goed systeem maakt een voorstel. U keurt goed.

De documentatie volgt vanzelf

Elk onderdeel dat de technieker registreert tijdens de interventie wordt automatisch het werkverslag. Niet iets wat daarna nog moet worden opgesteld.