De F-gas verordening legt koeltechniekers een papierberg op die niemand ziet

Er is een Europese verordening die bepaalt dat elke koeltechnicus na elke interventie exact moet bijhouden hoeveel koelmiddel hij bijgevuld of teruggewonnen heeft, welke methode hij gebruikte om een lek op te sporen, en zijn persoonlijk F-gas certificaatnummer. Die registratie moet vijf jaar bewaarbaar zijn en onmiddellijk beschikbaar bij inspectie. De verordening heet EU 517/2014, beter bekend als de F-gas verordening.

De meeste koeltechniekers kennen die verordening van buiten. Ze weten dat ze logboeken moeten bijhouden. Maar vraag hen hoe ze dat doen, en het antwoord is bijna altijd hetzelfde: een papieren schrift op de werf, een Excel-bestand per klant, of gewoon de interventiebonnen in een map.

Wat de F-gas verordening precies verplicht

Voor elke koelinstallatie die gefluoreerde broeikasgassen bevat, is een individueel logboek verplicht. Niet per bedrijf, niet per technicus — per installatie. Een koeltechnieker met vijftig klanten heeft dus vijftig afzonderlijke logboeken te beheren.

Dat logboek moet na elke interventie bijgewerkt worden met:

• —Datum en type van de interventie
• —Hoeveelheid en type koelmiddel aanwezig in de installatie
• —Hoeveelheid bijgevuld koelmiddel, inclusief herkomst (nieuw, gerecycleerd of geregenereerd)
• —Hoeveelheid teruggewonnen koelmiddel
• —Resultaat van de lekkagecontrole en de gebruikte detectiemethode
• —Naam en F-gas certificaatnummer van de technicus

Bovenop het logboek geldt er ook een verplichte controlefrequentie op basis van de GWP-waarde van het koelmiddel. Installaties met meer dan 500 ton CO2-equivalent moeten elk kwartaal gecontroleerd worden. Tussen 50 en 500 ton: halfjaarlijks. Kleinere installaties: jaarlijks. Een technicus met installaties in alle drie de categorieen heeft dus drie verschillende opvolgingsritmes te beheren, voor vijftig of meer installaties.

Wat er mis gaat bij manueel beheer

Koelmiddeltraceerbaarheid die niet klopt

De F-gas verordening vereist dat de hoeveelheden bijgevuld en teruggewonnen koelmiddel traceerbaar zijn. Als de cijfers in het logboek niet overeenstemmen met de aankoopfacturen van het koelmiddel, kan de milieu-inspectie concluderen dat koelmiddel illegaal gedumpt werd. Dat is een milieumisdrijf met boetes tot vijftigduizend euro en mogelijke intrekking van de erkenning.

Dit risico is reeel. Niet omdat techniekers bewust sjoemelen, maar omdat het reconcilieren van koelmiddelbalansen over tientallen installaties zonder gespecialiseerde software praktisch onhaalbaar is.

Gemiste controles door geen opvolging

Een installatie die over datum is voor haar verplichte lekkagecontrole is een direct compliance-risico. Als die installatie nadien lekt en de controle was niet uitgevoerd, is de installateur aansprakelijk. Zonder automatische opvolging per installatie wordt dit een kwestie van geluk: de technicus onthoudt het, of niet.

Onvindbare dossiers bij inspectie

Wanneer Leefmilieu Brussel of de OVAM een bedrijf controleert, moet het logboek van elke installatie onmiddellijk beschikbaar zijn. In de praktijk betekent dat: de juiste map vinden in een archief van honderden bonnen, of het juiste tabblad openen in een Excel die door drie verschillende techniekers bijgehouden werd. Dat kost tijd die u niet heeft tijdens een inspectiebezoek.

Hoe automatisering eruitziet voor een koeltechniker

Stel u voor: een technicus voert een lekkagecontrole uit. Op zijn telefoon opent hij de installatie — zijn naam en F-gas certificaatnummer staan al ingevuld. Hij selecteert de detectiemethode, noteert het resultaat, en vult eventueel de bijgevulde hoeveelheid koelmiddel in. Drie minuten werk.

Het logboek van die installatie wordt automatisch bijgewerkt. De koelmiddelbalans klopt. De datum van de volgende verplichte controle staat al in de agenda. Als er een lek gevonden werd, verschijnt er automatisch een voorstel voor een herstellingsofferte.

• —Vijftig logboeken, altijd up-to-date, zonder extra werk.
• —Automatische herinneringen per installatie op basis van de verplichte controlefrequentie.
• —Koelmiddelbalans per installatie altijd reconcilieerbaar met aankoopfacturen.
• —Bij inspectie: volledig dossier exporteerbaar in een klik.
• —F-gas certificaatnummer eenmalig ingevoerd, automatisch op elk document.

Waarom koeltechniek klaar is voor digitalisering

De F-gas verordening bestaat al sinds 2014 maar wordt steeds strenger. De toegelaten GWP-waarden van koelmiddelen dalen, wat betekent dat installaties vervangen worden en nieuwe inbedrijfstellingsdossiers aangemaakt moeten worden. De administratielast neemt toe, niet af.

Toch zijn er nauwelijks softwaretools die specifiek gericht zijn op de kleine en middelgrote koeltechnieker in Belgie of Nederland. Grote fabrikanten en installatiebedrijven hebben interne systemen, maar die zijn niet beschikbaar voor onafhankelijke installateurs. Die blijven werken met generieke tools die niet begrijpen wat een F-gas logboek is.

Nationale implementaties van de F-gas verordening

De EU 517/2014 F-gas verordening geldt rechtstreeks in alle EU-lidstaten, maar elke lidstaat heeft ook nationale uitvoeringsregels. In Nederland is dat de Regeling gefluoreerde broeikasgassen en ozonlaagafbrekende stoffen, met erkenning via door Kiwa of Lloyd's Register gecertificeerde schema's. In Duitsland regelt de Chemikalien-Klimaschutzverordnung (ChemKlimaschutzV) de praktische uitvoering, met certificering via de KKA (Kompetenz-Center Kälteanlagen). In Frankrijk zijn de arrêté van 29 februari 1992 en opeenvolgende wijzigingen van toepassing, met certificering via Qualiclimafroid.

De bijhoudingsplicht van het logboek — per installatie, vijf jaar bewaarbaar, beschikbaar bij inspectie — is in alle vier de landen identiek omdat ze rechtstreeks uit de Europese verordening voortvloeit. Wat verschilt is de certificerende instantie en de nationale handhavingsautoriteit: in België de OVAM en Leefmilieu Brussel, in Nederland de NVWA, in Duitsland het Umweltbundesamt, in Frankrijk de DREAL.