Dezelfde werf, drie keer overgetikt: zo stopt u met dubbel werk
In de meeste installatiebedrijven worden dezelfde werfgegevens drie keer ingetikt: één keer op de werkbon, één keer in het verslag, één keer op de factuur. Zo legt u alles maar één keer vast.
Volg even wat er met de gegevens van één werf gebeurt. De technieker noteert op de werf wat hij deed op een papieren werkbon. 's Avonds tikt iemand dat over in een werfverslag. En aan het einde van de maand wordt diezelfde informatie nog eens overgetikt om er een factuur van te maken.
Driemaal dezelfde gegevens, driemaal de kans op een fout, driemaal verloren tijd. In 2026 is dat niet meer nodig — toch werken de meeste kmo's in de installatiesector nog precies zo.
Wat het kost
Reken het na: een werkbon overtikken naar een verslag is 15 minuten, dat verslag omzetten naar een factuurregel nog eens 10. Bij 80 tot 200 werven per maand loopt dat op tot tientallen uren puur overtikwerk — informatie die al lang ergens vastligt.
Tel daar de fouten bij op: een verkeerd aantal uren, een vergeten materiaalpost, een werf die aan het verkeerde project hangt. Die fouten kosten later nog meer tijd om recht te zetten — of erger, ze belanden ongemerkt op de factuur.
De oplossing: één keer vastleggen aan de bron
De technieker legt op de werf één keer vast wat hij deed — via spraak, foto of een korte notitie. Daaruit genereert de software de digitale werkbon én het werfverslag. Diezelfde gegevens — uren, materialen, uitgevoerde werken — voeden meteen de factuurregels.
Geen herinvoer, geen kopiëren tussen Word en het boekhoudpakket. De gegevens reizen mee, van werf naar verslag naar factuur.
Wat u daarvoor nodig heeft
- —Een manier voor de technieker om op de werf vast te leggen (spraak, foto, korte notitie)
- —Een koppeling met uw boekhoud- of facturatiepakket (Exact, Yuki, Billit, Octopus)
- —Een eerste setup van uw materiaal- en uurtarieven
- —Daarna: controleren in plaats van overtikken
De weerstand die we vaak horen
"Onze techniekers werken nog met papieren werkbonnen." Dat klopt voor velen — maar een foto of een ingesproken notitie is voldoende. "Ik vertrouw het niet." De software maakt een voorstel, u keurt goed. De controle blijft bij u.
Het grotere plaatje
Eén keer vastleggen aan de bron is het uitgangspunt. Het echte voordeel komt wanneer uw documentatie als geheel samenhangt: werkbonnen die het werfverslag voeden, materiaal dat direct aan een werf wordt gekoppeld, en facturen die zich vanzelf opmaken uit wat de technieker al noteerde.
Lees ookWaarom uw technieker 's avonds geen werfverslagen zou mogen typen→Lees ookWerkorders en planning: de administratie die uw technieker wakker houdt→Quotedrop laat uw technieker op de werf één keer vastleggen — en maakt daar werkbon, werfverslag en factuurregels van. Schrijf u in voor vroege toegang.
Schrijf u in voor vroege toegang →