Hoeveel tijd verliest u aan klanten die bellen voor hun attest?

"Goedemiddag, de technieker is vorige week geweest — maar ik heb mijn attest nog altijd niet ontvangen." Elke installateur kent dit telefoontje. De werf is af, het werk was goed, maar het document is blijven liggen. En nu moet u of uw administratie het opzoeken, afwerken en alsnog versturen.

Tien van dit soort gesprekken per week. Vijf minuten per gesprek. Dat is bijna een uur per week aan een document dat de klant eigenlijk al lang had moeten hebben — vaak nog voor hij erom moest vragen.

Het document ís uw klantcommunicatie

Voor de klant is het opleveringsverslag of keuringsattest het bewijs dat het werk correct gedaan is. Het is wat hij doorgeeft aan zijn verzekeraar, syndicus of de volgende aannemer. Zolang dat document er niet is, voelt de klus voor hem onafgewerkt — hoe goed het werk ook was.

Welke documenten automatisch naar de klant kunnen

• —Het opleveringsverslag zodra de technieker de werf afmeldt
• —Het keuringsattest of conformiteitsdocument na controle
• —De digitale werkbon met uitgevoerde werken en gebruikte materialen
• —Een korte begeleidende mail in uw huisstijl, met het document als bijlage
• —Een tevredenheidsvraag 24u na verzending

Wat dit oplevert

Minder inkomende telefoontjes — dat is het eerste. Maar het grotere voordeel is vertrouwen. Een klant die zijn document automatisch en meteen krijgt, heeft het gevoel dat alles onder controle is. Die klant belt niet om zijn attest. Die klant vraagt u ook voor de volgende klus.

De drempel is laag

Het document automatisch afleveren vereist geen apart systeem. Als het verslag toch al gegenereerd wordt uit wat de technieker op de werf vastlegde, is de verzending naar de klant gewoon de laatste stap — automatisch, in uw huisstijl, op het moment dat de werf wordt afgemeld.